篇一：浅析外贸函电常用词汇的特点
学号：127142008112604034
成绩：
西安翻译学院
高职高专毕业论文
题目：浅析外贸函电中常用词汇的特点
作 者： 张萌
指导教师 朱广珍
专业班级08级商务英语4班
院 系 外国语学院
完成日期 2010年10月
浅析外贸函电常用词汇的特点
张萌
外国语学院08级商务英语4班
（西安翻译学院，陕西 西安 710105）
An Analysis on the Characteristics of Common Vocabulary
in Foreign Business Correspondence
Zhang Meng
Business English, Class 4, Foreign Language College
(Xi?an Fanyi U niversity, Xi?an 710105)
摘 要: 外贸函电课程主要培养学生对外贸信函的理解、翻译和撰写能力，词汇是构成外贸
函电的最基本单位，掌握常用词汇的特点是学好外贸函电的基础。要想写出一篇好
的信函，就必须掌握如何运用这些常用词汇。本文从用词的礼貌性、简洁准确性、
具有行业特点等方面分析了外贸函电词汇的特点，为写出一篇成功的外贸函电打下
基础。
关键词: 外贸函电；词汇；特点
Abstract:The course of foreign business correspondence mainly aims to help language learners
acquire the ability of comprehending, translating and writing a business letter in
foreign trade. As vocabulary is the basic unit of the foreign business correspondence，
grasping the characteristic of these words is the foundation to learn it well. To write a
good business letter in English, learners must master the usage of these words. By
analyzing the features of politeness, conciseness and accuracy, and of using technical
terms, this paper mainly explores the characteristics of common vocabulary and lays a
solid foundation for writing a successful foreign business correspondence.
Key words: foreign business correspondence; common vocabulary; characteristic
引言
外贸函电传统上讲，指的是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来
而产生的信件、电报或者电传，但在信息化高度发达的今天，外贸函电已不局限于纸质信件，也可以是电子邮件或传真。随着国际贸易的不断深入发展，外贸函电作为信息沟通的主要商务沟通方式和工具，被广泛采用，也正变得日益重要。其特定的社会功能使其呈现出突出的格式化特征，这些特点使它比其他的文体更专业化，更富有商业气息。这篇论文主要从如何运用词汇的语气、特点等方面来抓住阅信人的注意力，并使其按照你所需作相应的事情，比如说，一封建立外贸业务关系的信函，你如何能用这样一封信就能打动对方。掌握这些词汇以及这些词汇的语言特点就能让你轻松的得到更多的订单及收益。
一、 外贸函电中的常用词汇
外贸函电过程一般分为八个简单的步骤,每个步骤都是一块内容，各不相
同，当然其中所应用的一些词汇，句型等都不同。下面就分步来简单地看看外贸函电中各个步骤的常用词汇，然后再来分析语言的特点。
第一步：建立业务关系(establishment of business relations) 要想建交，首先
必须获取客户信息，如公司地址、业务范围等。例子有：we obtain the name and adress of your company from ...; we are a company of…; we?re looking forward to establish business realations with you. 第二步：询函与询盘 (general enquiry and specific enquiry)通常由买方向卖方提出，以了解货物的基本情况。例子有：we?re
interested in your products;please send us…; enclosed brochure and pricelist. 第三步：发盘及还盘 (offers and counteroffers)发盘是指交易的卖方向买方提出具体交易条件，并按照这些条件交易；还盘受盘人对发盘的否定。例子有：Please make us an offer CIFtianjin…; This offer is subjected to our confirmation; initial order. 第四步：接受或拒绝(acceptances and declines)是指对发盘的接收或者拒绝。例子有：we?re pleased to place a trial order; accept the order; in accordance with… 第五步：支付(payment)这是对支付方式的磋商。例子有：we usually accept irrevocable sight L/C in our favor; payment terms; CIF; FOB.第六步：装运 (shipment)这是卖方履行交货义务的行为，包括装运时间、运输方式等。例子有：the whole lot; in bulk（捆装）; in steamer ship. 第七步：投保 (insurance)买方
或卖方应在货物装船，取得提单后向保险公司投保。例子有：premium; WPA; FPA.第八步：投诉及赔偿(complains and claims)货物如果出现问题后应向理赔机构提出理赔。例子有：inferior quality; breakeage .
二、 外贸函电常用词汇的特点
外贸函电的常用词汇根据其不同的特点，显示不同的作用，什么情况下要
用祈使句、什么情况下要用反问句，这些都是有讲究的。下面就来谈谈外贸函电常用词汇的语言特点。
2.1具有较强的礼貌性
在外贸函电中，礼貌原则要求我们尽量从对方利益出发，站在“收信人”
的立场上表达我方的意愿，考虑他人的愿望、问题、背景、感情等，并根据他人的经历来表达意见，鼓励对方与我们合作，从而促进业务的往来。
在书写外贸信件时，人们通常非常注意书信的语气，多采用礼貌而温和的
语言，避免用过于直接或命令式、粗鲁的语言。信的内容既充分表达了观点，语气又显得温和，很尊敬对方，很关心对方的利益。换言之，礼貌意味着，即 使在要求收信人偿还债务、拒绝其要求或者向其提出索赔，信函也保持温和与 机智。
下面分析了一些如何实现礼貌性语言的方式：
2.1.1把命令变成请求
外贸函电中，通常会对对方提出要求，根据礼貌原则，便可以将生硬的命令式的要求改为婉转的请求，使对方更容易接受。比较下面二组句子：
（1） Give us more detailed information about your requirement.
Let us hear from you on these two points.
（2） Will you give us more detailed information on your requirement?
Will you please(kindly) let us hear from you on the two points?
为了使语气更易让对方接受，可以加上Please，Will you...，Will you please..., could you please...等表达，使语气更为谦虚、礼貌。
2.1.2缓和句子的语气
在提出一些意见或要求时，为了使话语更为礼貌，常用：I'm afraid that..., We are afraid that..., we would say, we may(or might) say, we(would) think that..., it seems(or would seem) to us that..., we(would) suggest, as you are (or; may be)/aware 等表达方法来缓和语气，例如
（1）You must cut off your order in half.We would suggest that you cut your order in half.
(2)We have not yet had yourreply. It appears that we have not yet had your reply.
篇二：传统书信寒暄用语
篇三：外贸英语口语情景
外 贸 英 语 口 语 情 景 王
作为一个外贸业务人员，与国际上各个国家的客户打交道，说得一口流利、地道的英语是很重要的，另外，接待客户的基本礼仪，与国外客户打交道应注意的礼节也是必备知识。某一方面出现差错，都可能对业务造成严重的损失。为此，我们编写了这本《外贸英语一本通》。本书旨在满足广大商务人员的需求，使其成为既有娴熟的英语会话能力又具有丰富的商务知识的专业人才。
本书分为两大部分：口语篇和函电篇。口语篇以1000多个精华短句、100多个场景展现原生态的外贸英语口语，生动描绘了各种真实场景下的沟通方式；每个主题下包括实用句型、重点词汇、情景对话以及案例分享四个部分。实用句型皆选取地道、简单的表达句子，不但让初入外贸甚至初学英语的业务员可以说出地道的英语，而且简单易记；词汇表部分除生词外，还提炼出课文中的短语和固定表达法；情景对话包括不同场景下的若干组对话，让读者有身临其境的感觉；案例分享部分是结合从事外贸工作多年的笔者本人或其同事的自身经验，与大家分享在外贸业务中的成功案例。
本书力求全面、实用，涉及外贸业务员用到英语的方方面面，尤其是作者的经验分享部分，有成功案例也有失败案例，成功的，可以从中吸取经验，失败的，可以提醒你如何避免。相信本书一定会成为外贸业务人员的得力助手，助其一臂之力，在外贸领域如鱼得水。
编者
2009年11月
目录
作为一个外贸业务人员，出色的英语口语是必备的武器。口语能力差会使你不敢与人对话，从而无法交流，也就对谈生意造成了阻碍。本篇旨在为英语口语不好的外贸业务人员或初入外贸行业的新手提供一个实用的、可以短时间派上用场的口语教材。但是，英语学习是个长期积累、不断运用的过程。相信大家可以以本篇为起点，在实际工作中不断提升你的英语口语能力。
第一章 与客户初次接触
第一节 初次应对客户来电的技巧
对在外贸等部门工作的职员来说，接听外国客户打来的电话是家常便饭。但是，有的人一听到话筒传来的“Hello”的声音，常常会变得紧张，以至于本来就不好的口语变得更加糟糕，半天蹦不出一个单词，对方的话也一句也听不懂。若要克服这种恐惧心理，首先要抛弃“听不懂很丢脸”的想法。
1. 与陌生客户通话
2. 电话转接
3. 预约见面
4. 推迟、取消约会
第二节 接客户的准备工作及礼仪礼节
到机场迎接客户，一定要准时，不能让客户久等，那是很失礼的行为。如果是初次见面，可事先问清对方外形特征或者用一个写有客户名字或公司名字的牌子，以免认错人。对于老客户，可事先和对方约好见面地点，如机场的咖啡厅，以免找不到人。
1. 初次见面，在机场迎接
2. 一路畅谈，消除生疏感
第二章 会见客户
第一节 会前交流
在接待客户时，一定要考虑周全。在日程安排上，要以方便客户为主，事先征求客户意见。如果日程与本公司内部日程有冲突，应调整内部日程。
1. 讨论日程安排
第二节 正式会面
正式见面时，要注意不同国家的不同礼节。举止庄重大方，谈吐文雅，在交往之初能使对方形成牢固的心理定式，会对以后的交往产生积极的影响。
1．互相介绍
2. 简单寒暄后切入正题
第三章 款待客户
款待客户是谈生意中很重要的一个环节，很多生意都是在business lunch过程中谈成的。选择食物和娱乐活动形式，既要从活动的目的与可能触发，同时还要事先征求客人的意见，尽量设法满足对方的兴趣和要求。
第一节 很多生意是在吃喝中谈成的
1. 商业午餐
2. 在酒吧
第二节 娱乐也是在谈业务
娱乐活动有很多种，舞会、听音乐会、看电影、球赛等等。至于选择哪种形式，一定要事先征求客人的意见，尽量设法满足对方的兴趣和要求。
第三节 游山观水套近乎
客户来中国谈业务，如果去的地方有名山胜水而他没去过，他一定不想错过一饱眼福的机会。在游玩的过程中，既可增进友谊，又有利于业务关系的进一步发展。因此，请客户出去游玩，是商务活动、社交活动中的一件大事，不可错过。
第四节 让老外一看到中国特产就想起你
购物也是社交活动之一。很多人都喜欢从另一个国家带些有特色的纪念品回国，尤其是中国这么地大物博、物产丰富的国家。在带客户逛街之前，应该事先了解对方想购买什么，可以安排具有中国传统特色或货物齐全的地方，让对方有丰富的见闻及充裕的选择机会。
第四章 商务洽谈
第一节 人家为什么一定要买你的东西
向客户介绍产品，一定要根据客户需求，拿出具体一、两件产品或是公司具有代表的产品，向客户详细介绍，激发他的订购欲望。
1. 介绍客户想要的产品
2. 向客户推荐新产品或其它产品
第二节 实地参观才能加深印象
带客户参观产品陈列室和工厂，是让客户对产品和生产工艺和流程有个大致的了解，增强其订购信心。为了减少顾客对品质的怀疑，适时适当的称赞一下自己的产品，增加客户对产品品质的信赖，是绝对有必要的。
1. 参观产品陈列室
2. 参观工厂
第三节 谈判桌上的唇枪舌战
价格谈判在经贸英语谈判当中是最重要的环节，决定了交易的成败。如何在价格谈判中获取自己的最大利益是销售人员必须熟练运用的关键技巧。
1. 讨价还价
2. 价格调整
3. 双方让步、达成一致
第五章 协议签订
本章涉及的内容要求业务员对国际贸易的一些基本定义理解准确、透彻，运用自由。因为协议一旦订立，便有了法律效力，即对双方当事人产生相应约束力，容不得半点马虎。
第六章 包装与运输
第七章 交货与装运
第八章 付款条件
第九章 佣金与折扣
第十章 保险与商检
第十一章 签订合同
第十二章 投诉与索赔
第十三章 展会英语
本章内容是其他外贸英语类书籍中都没有但对一个外贸业务员来说又是极为重要的内容。在当前这样的大环境下，买卖双方很难建立信任感，面对面是最好的方式。展会就是给供应商和购买方提供了这样一个面对面的交流平台。
第一节 巧妙应答客户询问
第一节 介绍产品
第十四章 展会上如何谈判
第十五章 告别，邀请卖家展会后来访
第一节 与客户初次接触
第一节 初次应对客户来电的技巧
对在外贸等部门工作的职员来说，接听外国客户打来的电话是家常便饭。但是，有的人一听到话筒传来的“Hello”的声音，常常会变得紧张，以至于本来就不好的口语变得更加糟糕，半天蹦不出一个单词，对方的话也一句听不懂。若要克服这种恐惧心理，首先要抛弃“听不懂很丢脸”的想法。这里给大家介绍一个打电话的技巧。
（1）Make a list
打电话之前，先将要谈及的话题列下来，避免到时手忙脚乱，甚至会将一些本来要说的话题忘了。
（2）Stand up
站起身来，那样你的声音将更显饱满、精力充沛。
（3）Don’t cradle the receiver 别把话筒太贴近嘴巴，话筒离你嘴部8厘米的地方最适宜，会使你“声入其境”。
（4）Just talk
电话里谈话时，切勿同时做其它事，如打字、打开邮件等，这不仅会让对方意识到你的分心，而且也会影响你听的效果。
（5）Take a pause
适当停顿以组织语言，而不是支支吾吾。因为停顿表明你在思考，而支吾则表示慌乱。
（6）Make a note
交流过程中，如果谈及的话题很多，可以边谈边做简单记录。但是对于英语不好，跟外国客户讲话又非常紧张的人来说，最好专心倾听就好，做记录可能会影响倾听效果。
（7）Ask for repeat
如果你实在听不懂对方的意思，千万不能不懂装懂，以免曲解原意，可以礼貌的请求对方重复。如果重复了两三次还是不懂，就询问对方的电子邮箱地址或传真号，或者将自己的电子邮箱地址或传真号留给对方，以便稍候再书面联系。
另外，给国外客户打电话，要先确认好时差，打电话的时间最好在对方时间上午9：00-晚上9：00之间。在很多国家，工作时间是工作时间，个人时间是个人时间，我就碰到很多欧洲国家的客户，他们下班时间不查收邮件，度假期间不接公务电话。
一 与陌生客户通话
Part A 实用句型
1. Hello, is this 12345678?
你好，这是123454678号吗？
2. Hello, this is ABC Company. Speak.
你好，这里是ABC公司。请讲。
3. ABC Company. Good morning.
这里是ABC公司。早上好。
4. ABC Company. How can I help you/May I help you?
这里是ABC公司。我该怎么帮你？
5. Who is calling, please?
- May I have your name, please?
请问你是哪位？
6. May I speak to Mr. Smith, please?
- I’d like to speak to Mr. Smith.
- Mr. Smith, please.
请找史密斯先生接电话。
7. This is Mr. Smith speaking.
我就是史密斯先生。
8. I’m so sorry that I made such an early phone ca
很抱歉这么早打电话。
9. Could you speak more slowly (loudly), please?
请说慢（大声）一些。
10. Is this a convenient time to talk?
现在讲电话方便吗？
11. I think you have the wrong number.
您打错电话了。
12. I’m sorry it’s a bad line. Please hang up and I’ll call back. 对不起，线路不好。请把电话挂了，我再给你打回去。
13. May I have your name and phone number，please?
请问您贵姓？电话号码是多少？
14. Could you spell your name, please?
您的名字怎么拼写？
15. Your company representatives visited our booth at The Canton Fair. 广交会上贵公司代表参观了我们的展台。
16. I’d like to know about the product ** of your company. 我想了解一下你们公司的**产品.
17. I’d like to speak to your sales department manager.
我想和销售部经理讲话.
18. I’m interested in your product **.
我对你们公司的**产品很感兴趣.
19. Thank you for calling.
感谢您打来电话。
20. Please feel free to call me again.
欢迎您再次致电。