外贸信函之技巧

篇一:外贸函电翻译技巧

题目:

业 论 文

外贸函电翻译技巧

摘要

随着国际贸易的不断发展,外贸函电作为一种交流方式显得越来越重要,所

以无论是一名即将出国留学的学生还是一名职场商务人员,学好外贸知识无疑是至关重要的,对外贸函电的翻译也就有着更高的要求。本文从外贸函电的特点入手,详细阐述了外贸函电的翻译原则及技巧。

关键词:外贸函电;翻译技巧;句型特点

目录

1.绪论 ........................................................................................................................................... 1 1.1外贸函电翻译的重要性 ................................................................................................ 1

1.2外贸函电的含义 ................................................................................................................ 2 1.3外贸函电的构成 ................................................................................................................ 22.分析及提出问题 ....................................................................................................................... 3

2.1外贸函电的词汇特点 ........................................................................................................ 3 2.2外贸函电的句式特点 ........................................................................................................ 43.外贸函电翻译原则技巧......................................................................................................6

3.1外贸函电翻译原则 ............................................................................................................ 6 3.2外贸函电翻译技巧 ............................................................................................................ 94.结论......................................................................................................................................... 10参考文献......................................................................................................................................12

1.绪论

1.1外贸函电翻译的重要性

中国加入世贸组织以后,涌现出很多商贸公司从事进出口贸易活动,作为

国际贸易活动中书面交流信息主要手段之一的外贸函电是企业对外公共宣传中的这样手段。外贸函电涉及外贸活动的各个环节,贯穿外贸活动的始终。在国际贸易中的地位变得愈加重要。正确的读懂外贸函电活翻译函电对于公司树立良好的形象极为重要,甚至决定着贸易的成败。

外贸函电是具有法律效力的文件,在贸易信息交流中扮演着不可忽视的角色,外贸函电翻译水平的提高是成功沟通的第一步。在现代国际贸易过程中,对外贸易的各个环节大多通过函电进行,都离不开外贸函电的书写。由于外贸函电是商家为了达到成功交易目标而采用的一种信息交流方式,因此,在外贸函电翻译过程中,如何把握好语气,让对方感觉到具有说服力又不失诚恳,要立场坚定而又不失亲切是每个外贸人员需要注意的问题。

著名作家老舍说过:“翻译工作不是结结巴巴的学舌,而是漂漂亮亮的再创造。”在国际贸易中,买卖双方通过洽商,就各项交易条件取得一致协议后,交易即告达成,买卖双方当事人即存在合同关系。国际买卖双方合同的商订是整个交易过程中最重要的一个环节,虽然可以通过口头的方式进行,但实践中,主要是通过函电的方式进行。“函”是“封套”的意思,即是指信件,而“电”即是包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件等在内的数据电文的统称。所以说,函电不仅是洽商国际买卖合同的手段,而且是签订国际买卖合同的最主要的形式之一,所以说,对于建立外贸函电关系的双方来说,很大程度上取决于我们对外贸函电的再创造是否足够漂亮。 1.2外贸函电的含义

外贸函电,翻译成英文为foreign correspondence,是指在日常的外贸交易中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等,是我们建立对外贸易关系和外贸往来的一种非常重要的沟通手段。 1.3外贸函电的构成 ①Letterhead(信头)

信头是指信纸上印刷或打印的七爷名称、厂称、地址、电话号码等。信头应当包含写信人的基本情况,一般置于信纸的最上方。

②Date(日期)

日期通常位于信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。月份不使用缩写,也不要数字代替,一般用英文表示,第一个字母是大写,也有时缩写。英式顺序是日、月、年;美式顺序是月、日、年。 ③Inside name and address(收信人的名称及地址)

与信封上的收信人名称和地址相同,通常位于信纸的左侧,收信人名称和地址的格式和信头的格式相同,信内地址通常在信纸的左上角,信函编号和日期的下方。地址按照从小到大的顺序排列如下:公司名称或收信人姓名、职务;大楼名称或所在街道或路的名称;省市名称及邮编;国家名称

④Salutation(称谓)

收信人姓名之前常用称呼敬语,相同于“阁下”、“先生”等类似礼貌性称谓,如使用Dear M./Mrs./Miss/Ms.表示知道对方姓名;如使用Dear Sir,Dear Madam,则表示不知道对方姓名,如见到Dear Prof.Smith等,则表示对方职务较高,所以在称呼敬语和姓名中间使用了职务名称。⑤Body(正文)

正文是信函的实质性内容,要求语法正确、切中要害,结构上表现出段落划分明确,每段集中于一个话题的特点。布局具有艺术性,整齐美观。⑥Complimentary close(结尾)

英语函电的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。若收信人为公司,谦称则常用:Yours truly,Yours faithfully等;若收信人为个人,则常用Yours sincerely 等。

⑦Signature and de-signature (写信人签名或署名)

签署由两部分构成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。 很多外贸函电除上述内容外,还经常包括以下部分:注意事项(Attention line);事由、标题(subject line);经办人代号(the reference notation);附件(the enclosure);抄送(the carbon copy notation );附言(the postscript)等。

篇二:浅谈外贸英语函电写作技巧

浅谈外贸英语函电写作技巧:我们在书写外贸英语函电时, 一定要把握好外贸函电的特点规律, 遵循外贸英语函电的写作原则, 只有这样, 我们才能书写出完美的外贸英语函电, 从而促进交易的顺利进行。

随着经济全球化进程的进一步加快和我国对外贸易的不断扩大, 我国的对外贸易活动日益频繁。作为国际贸易的重要沟通手段, 外贸英语函电在对外贸易中的地位越来越重要。外贸英语函电指在国际贸易交往中应用的信函、传真和电子邮件,是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段。它反映了买卖双方所处的不同的文化、社会背景, 代表了双方各自的利益。外贸英语函电的撰写看似简单, 实则不易。它不同于私人信函, 具有更为正式的格式特点和要求, 且有英式和美式的差别。外贸英语函电的质量好坏直接影响到收信人对写信人的第一印象, 甚至影响到生意是否成功。

一、 外贸英语函电的特点

( 一) 语言规范化

随着对外贸易的日益频繁, 外贸函电的语言越来越规范化, 不仅要求词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯,而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用, 也更为明确。

(二)内容简明化

外贸函电要写得生动、具体和明确, 特别是要求对方做出明确反映的信函, 或是答复对方提出的要求和问题的信函, 或是报盘、承诺, 都要写得清清楚楚、明明白白, 毫无艰涩难懂之处, 使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思, 用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。

( 三) 态度礼貌化

写信要有理有节, 注意礼貌, 不要盛气凌人, 避免命令和粗鲁做到不卑不亢、得体脱俗, 既尊重国际贸易的习惯, 又维护本国利益, 同时还要体谅对方, 要顾及对方的要求、愿望和感情等, 着重正面地、肯定地谈问题, 尽量避免否定地谈问题。

(四)格式规范化

外贸在长期的发展中, 逐步形成了许多约定俗成的同时规范化的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的

函电文体,具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起, 其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务, 用词用语约定俗成, 符合国际惯例, 规范化,为世界各国商务人员所公认与接受。

二、 外贸英语函电的写作技巧

众所周知, 写好外贸英语函电必须遵循4 项原则:简洁,准确,得体,礼貌。这也是和外贸函电的特点相吻合的, 具体来说:

(一) 把握简洁原则

在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界, 简洁在外贸函电写作中显得尤为重要, 要用尽量少的词来表达完整的意思, 同时内容要完整、准确, 语气礼貌。

(1) 句子结构应该简洁, 用单词替换词组和定语从句。如:A.We require TV which is of the new type.B.We require new type TV.第二句更加讲究简洁, 第一句显得烦冗累赘。

(2) 适当使用缩略语。在长期的发展中, 外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语, 准确使用缩略语可减少信件的篇幅, 节省读者的阅读时间。如:A. 国际经济贸易组织缩略语。如:WTO( 世界贸易组织),EEC(欧洲经济共同体), 等等。B. 常用外贸英语缩略语。如:D/P( 付款交单),F.O.B( 离岸价),L/C( 信用证), 等等。C. 常用信函缩略语。

如:CC( 抄送),PS( 附言), 等等。

(3) 内容简明化, 也就是说英语函电的内容应简洁明了。函电的主题应当开门见山地提出, 无需罗列一些繁琐的客套,让人感觉转弯抹角。例如, 给国外客户去函抱怨货物短量, 这时可首先直截了当地告诉对方写此信的目的, 然后列举重要事实、数字证明, 最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。

(二) 把握准确的原则

在经济贸易往来中, 交易各方处于不同的国家和地区, 由于语言文化的差异, 极易产生误解, 而根据国际贸易惯例和法规, 交易双方往来的函电是交易的一部分, 具有法律上的效力, 因此要行文严谨, 措辞准确无误。书写外贸函电, 在词汇选择上, 要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。

(三) 把握得体的原则

外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具, 除了词汇、语法上需要准确无误外, 还要注意表达恰当、得体。

(1) 重视文化背景。在跨文化的实际商务活动中, 由于各国的政治、经济环境及传统习俗的不同, 人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异, 不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往, 涉及到不同的文化心理和风俗习惯。这些细节在书写外贸英语函电中要加以注意。

(2) 注意写作的对象。写外贸信函时, 除了注意对方的文化背景外, 还要留意对方是潜在客户、新客户还是老客户, 根据环境、对象, 选用最恰当的言语体式, 以营造和谐的言语氛围, 取得最佳的交际效果。

(四)把握礼貌原则

明智的外贸函电写作会尊敬贸易伙伴, 会从对方的角度看问题, 理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时, 获得对方的好感, 促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧,甚至提出索赔, 在外贸函电中也要有礼貌(转自:wWw.XiAocAoFanWeN.cOm 小 草 范文网:外贸信函之技巧), 为今后合作打下基础。

(1) 尽量少用否定句。否定往往产生消极的后果。在面对面的商务谈判中, 尚有解释余地。但在写信时, 我们就必须逐字逐句, 认真对待。因此, 我们在写信过程中, 要尽量使语气积极肯定, 避免消极否定。

(2) 使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气。写信人在表达自己的观点或向对方提建议时, 常有三种选择: 即陈述句、带please 的祈使句和疑问句。其中, 陈述句过于直白、生硬而不宜使用, 带please 的祈使句语气比较礼貌。疑问句的语气最客气、委婉, 并给对方留有余地。因此, 在语气的使用上尽量使对方感受到尊重, 这样才能赢得对方的尊重, 营造良好的交际氛围。

结语

我们在书写外贸英语函电时, 一定要把握好外贸函电的特点规律, 遵循外贸英语函电的写作原则, 只有这样, 我们才能书写出完美的外贸英语函电, 从而促进交易的顺利进行。

篇三:外贸英语函电撰写技巧

外贸英语函电撰写技巧

[提要] 在进出口业务中,外贸英语函电几乎贯穿于全过程。而现今实际操作中外贸英语函电的写作与某些课本上有一定的出入。本文就针对出入点以及实际写作中的原则及技巧进行阐述,为写作外贸英语函电的人员提供借鉴。

关键词:外贸;英语函电;技巧

在国际贸易中,一笔交易从买卖双方取得联系开始直至合同履行完毕,往往需要经过以下步骤:建立业务联系→交易磋商→合同签订→合同履行。其中,各环节都会使用外贸函电进行联系,尤其是前两个环节的使用频率最高。在信息化高度发达的今天,外贸函电并不局限于纸质版的,也可以是电子邮件、传真或MSN。

一、撰写外贸英语函电应遵循的“7C”原则

外贸英语函电并不要求作者使用华丽优美的词句,而是用一些简单朴实的语言准确地表达自己的意思,让对方可以清楚地了解自己想说什么。一般地,外贸函电有以下写作原则:

1、体谅原则(consideration):就是强调对方的情况而不是自己的情况,要体现一种站在他人角度去考虑、多体谅对方心情和处境。

2、礼貌原则(courtesy):礼貌不仅仅是指有礼而已,或者简单的用一些礼貌用语就可以,它是从一个“You attitude”的角度考虑问题。如何让对方觉得是礼貌呢?尽量不用大写英文字母;不应使用过激、冒犯和轻视的词语;第一尽量用被动态;第二用疑问句;最后用虚拟句。

3、完整原则(completeness):在函电中信息完整很关键,一封外贸英语函电应概括各项必需的事项。如,邀请信应说明时间、地点等,切忌寄出含糊不清的信件或一件事分多次书信传达给对方。

4、清楚原则(clarity):是外贸英语函电写作最重要的原则。一封含糊不清、词不达意的书信会引起误会,甚至会造成贸易损失。要注意修饰词的位置;选择正确、简练的词以及正确的句子结构。

5、简洁原则(conciseness):要求用最少的语言表达最丰富的内容。要做到简洁,必须避免废话连篇;能用单词表达短语的就用单词,能用短语表达句子的就用短语,能用短句表达长句的则用短句。

6、具体原则(concreteness):外贸英语函电必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句,应尽量运用具体的事实和数字,这样将有助于加快事务的进程。